Ansvarig för verksamhetsutveckling ska äga intranätet

Jamen såklart! Det har vi nog alla vetat men inte förstått (?). Tack Jesper Bylund på e24 Intranätgruppen för en klok slutsats. Inlägget borde alla som jobbar med intranät läsa och fundera över. Om intranätet ska bli den resurs för verksamheten som det har potential att bli så måste intranätet hanteras av de som utvecklar verksamheten och arbetsprocesserna. Inte IT/kommunikation/information/marknad...  Så självklart!

Jag citerar slutklämmen på Jespers inlägg
"När IT är ägaren blir signalen att intranätet är något tekniskt hokuspokus, ej avsett för vanliga dödliga. När kommunikationsavdelningen är ägaren blir signalen tyvärr att det mest är den elektroniska personaltidningen med lite trevlig ”nice to know”-info.
Men när intranätet kopplas ihop med ansvaret för intern verksamhetsutveckling och organisationens effektivitet, då jackas intranätet på riktigt ihop med drivandet av organisationen. Då blir intranätet slutligen verksamhetssystemet för effektiv drift av organisationen!"

Läs hela inlägget på e24 Intranätgruppen

Apropå sociala medier

Läste just ett inlägg i bloggen "Blå penna i dansande sand" om sociala medier. En kul tanke som gjorde mig glad länge. Den går ut på att vi haft sociala medier länge, de bara ändrar form. Radioprogrammet "Ring så spelar vi" är kanske också en del i det vi kallar sociala medier. Det är som facebook ...

Och då kanske många kan sluta tycka att det är något konstigt, något som bara några få håller på med, och vad ska vi med det till? (jag menar internt på företag, facebook är det ju några fler som hänger på ;)). 

Det är ju bara olika former att mötas och bygga relationer. Och det har vi ju gjort sen urminnes tider, annars vore vi inte människor.

Och när jag ändå håller på så kan jag inte låta bli att länka till en annan kul grej på axbom.se, det han skriver är så rätt och själva poängen så kul och samtidigt tragisk. För så är det ju, en fantastisk JA!-känsla och flow kan brytas ner totalt av en enda tanke - tänk om de skriver kuken. Och då inser man att det tar ett tag till innan polletten trillar ner.

Sajtkarta - sorteringsrubriker eller alla ord i bokstavsordning?

Sitter just nu och går igenom vilka våra vanligaste sökord är. Jag har en ambition att dels se över strukturen men framför allt göra en vettig sajtkarta. Jag vet, det ska inte behövas en sajtkarta, har man gjort ett bra jobb med strukturen så behövs det inte. I teorin...

Men i min verklighet är sökfunktionen inte ok och jag råder inte ensam över hela strukturen. Så för att hjälpa "mina" besökare så vill jag göra en sajtkarta.

Men hur ska man sortera sajtkartan? Just nu lutar det åt att jag delar upp den i ämnesområden. Att ha den i bokstavsordning kräver mer av besökaren tror jag, då den som söker måste veta vilket ord jag använder för en viss sak. Annars måste besökaren gå igenom hela listan i värsta fall, jag kanske har använt orden önska semester istället för semesteransökan. Dåligt exempel men du förstår poängen.

Svårigheten med ämnesområden är att ha vettiga rubriker, många är självklara men några lite klurigare. Som den med information om vad som gäller för den egna anställningen, avtal, förmåner, regler. Det vore bra om det fanns något begrepp som allt detta passade under. Eller är det så enkelt att det kan heta just så, anställningsregler och förmåner?
Vad brukar du kalla området som berör anställningen, dvs regler för flextid, semester, föräldraledighet, jämställdhetsplaner, policyer m m?

Egen hemvist på intranätet

Som om inget hade hänt tänkte jag skriva ett inlägg. Det är bara drygt ett år sedan sist ... Men med det avklarat så skriver jag mitt inlägg nu ;)

Vi har byggt om delar av vårt intranät nu, avdelningssidorna. Och det blev organisatorisk struktur igen. Jag ville ha ämnesindelning på första nivån men ledningen ville ha organisationsstruktur. Det blir trots mina farhågor bra, det har sina fördelar med organisatorisk struktur. Särskilt när man som vi inte har någon möjlighet till personalisering, då intranätet ser likadant ut för alla.
Då är det bra att ha sin egen "hemvist" på intranätet, en sida där länkar till all information jag behöver finns samlade, där arbetsgruppens mötesprotokoll finns, där senaste skyddsronden finns dokumenterad och avdelningens semsterlista finns publicerad. Ett ställe att gå till och börja arbetsdagen med.

För som så många säger "Jag vill inte behöva klicka runt för att hitta det jag behöver". Och det är ju sant, vem vill inte ha allt man behöver på samma sida?

Intranätets syfte - varför har vi ett intranät?

Jag läste ett intressant inlägg på wpr.se för ett tag sedan. Det handlar om intranätets syfte och hur man kan se på det. Mycket bra och tänkvärt. Ofta blandar vi ihop syften, mål, visioner och strategier i en enda röra och till det lägger vi de verktyg vi har att använda. Ibland verkar det som om tekniken har tagit över syftet. Vi gör det för att vi kan, inte för att vi behöver.

I artikeln jag nämner ovan reder Fredrik Wackå ut begreppen och ger oss en metod att jobba efter. Han har också tittat på vad e24 intranätgruppen skriver i ämnet.

Så på senaste redaktörsmötet tog jag upp frågan om varför vi har ett intranät. Mötesdeltagarna såg först lite undrande på mig. De tänkte säkert tanken "hon har jobbat med detta i flera år och nu kommer hon med frågan om varför vi har ett intranät..." Men sedan hade vi en bra diskussion om vad vårt intranät ska åstadkomma.
Vi lever dock i en traditionell bransch och i mitt tycke ibland saktmodig bransch (pappersbranschen) och det är svårt för många att ta till sig web 2.0 med bloggar, kommentarer, chatt, delaktighet m m. Men vi enades om att ett syfte med vårt intranät var att ge samma information till alla samtidigt. Det vill säga minska ryktesspridning. Och det är ju ett syfte så gott som något. Även om nu "alla samtidigt" är ouppnåeligt eftersom alla inte är här samtidigt.

Hur som helst kan jag rekommendera Wackås inlägg om intranätets syfte och dess byggstenar.
Han delar upp byggandet av ett intranät i fyra byggstenar;

• Information
• Aktiviteter
• Kommunikation
• Samarbete

Dessa byggstenar representerar/kräver olika typer av resurser. Information kräver tid att samla in och skriva, aktiviteter kräver programmering = tid och pengar osv.
Det intressanta med att se det på detta sätt med byggstenar är att det blir enklare att se vilka resurser som krävs för att uppnå ditt intranäts syfte. Varje byggsten kräver olika resurser. Resursplanering blir en baggis! Eller? ;)

Om hur det går med våra chefsbloggar

För ett tag sedan skrev jag om att vi skulle införa ett antal chefsbloggar. Det har vi gjort, det är en platschef (chef över en produktionsenhet) och en personalchef som bloggar. Platschefen har tidigare skrivit månadskommentarer och det vi gjorde nu var i princip att ge möjlighet till alla att kommentera dessa månadskommentarer.
På ett sätt kan man säga att det gått bra, vi har inga problem med kommentarer, behöver inte moderera, för det skrivs inga kommentarer...
Och det är synd, vi hoppades på kommentarer - kommunikation. Men kanske vi har varit dåliga på att sprida budskapet om möjligheten att kommentera. Än ger vi inte upp.

Så nu ska jag se om det finns någon annan som kan börja blogga, någon som inte är chef. Någon som hanterar frågor som berör många på arbetsplatsen. Kanske det är lättare att skriva kommentarer till en kollega än till en chef. Eller det är väl ganska troligt att det är så, och kanske alldeles särskilt i dessa kristider.

Intranätet tar tempen på organisationen

Jag har sett det många gånger. Där intranätet inte fungerar så bra där fungerar inte heller organisationen så bra. Då menar jag till exempel att information inte blir uppdaterad i tid, att det byggs ny struktur som inte följer tidigare struktur och så vidare.
När jag undersöker varför det blir så här så finner jag nästan alltid att det är något knorr i organisationen. Samarbetet fungerar inte, det är oklart vem som ska göra vad och vem som har ansvar för informationen. Ofta går det att lösa genom att diskutera och klara ut vem som ansvarar för informationen och vem som publicerar den på uppdrag av vem. För ibland sitter det en stackars människa och får motstridande publiceringsuppdrag från två håll, jo det har hänt.
Ibland är det värre bekymmer i organisationen, då räcker inte min "kuratorverksamhet" till.

Men min poäng är att den som ansvarar för ett intranät har väldigt bra koll på organisationen. Vet var det kärvar någonstans och var samarbetet fungerar bra. En kunskap som är värd att ta tillvara.