Intranätets syfte - varför har vi ett intranät?

Jag läste ett intressant inlägg på wpr.se för ett tag sedan. Det handlar om intranätets syfte och hur man kan se på det. Mycket bra och tänkvärt. Ofta blandar vi ihop syften, mål, visioner och strategier i en enda röra och till det lägger vi de verktyg vi har att använda. Ibland verkar det som om tekniken har tagit över syftet. Vi gör det för att vi kan, inte för att vi behöver.

I artikeln jag nämner ovan reder Fredrik Wackå ut begreppen och ger oss en metod att jobba efter. Han har också tittat på vad e24 intranätgruppen skriver i ämnet.

Så på senaste redaktörsmötet tog jag upp frågan om varför vi har ett intranät. Mötesdeltagarna såg först lite undrande på mig. De tänkte säkert tanken "hon har jobbat med detta i flera år och nu kommer hon med frågan om varför vi har ett intranät..." Men sedan hade vi en bra diskussion om vad vårt intranät ska åstadkomma.
Vi lever dock i en traditionell bransch och i mitt tycke ibland saktmodig bransch (pappersbranschen) och det är svårt för många att ta till sig web 2.0 med bloggar, kommentarer, chatt, delaktighet m m. Men vi enades om att ett syfte med vårt intranät var att ge samma information till alla samtidigt. Det vill säga minska ryktesspridning. Och det är ju ett syfte så gott som något. Även om nu "alla samtidigt" är ouppnåeligt eftersom alla inte är här samtidigt.

Hur som helst kan jag rekommendera Wackås inlägg om intranätets syfte och dess byggstenar.
Han delar upp byggandet av ett intranät i fyra byggstenar;

• Information
• Aktiviteter
• Kommunikation
• Samarbete

Dessa byggstenar representerar/kräver olika typer av resurser. Information kräver tid att samla in och skriva, aktiviteter kräver programmering = tid och pengar osv.
Det intressanta med att se det på detta sätt med byggstenar är att det blir enklare att se vilka resurser som krävs för att uppnå ditt intranäts syfte. Varje byggsten kräver olika resurser. Resursplanering blir en baggis! Eller? ;)

Om hur det går med våra chefsbloggar

För ett tag sedan skrev jag om att vi skulle införa ett antal chefsbloggar. Det har vi gjort, det är en platschef (chef över en produktionsenhet) och en personalchef som bloggar. Platschefen har tidigare skrivit månadskommentarer och det vi gjorde nu var i princip att ge möjlighet till alla att kommentera dessa månadskommentarer.
På ett sätt kan man säga att det gått bra, vi har inga problem med kommentarer, behöver inte moderera, för det skrivs inga kommentarer...
Och det är synd, vi hoppades på kommentarer - kommunikation. Men kanske vi har varit dåliga på att sprida budskapet om möjligheten att kommentera. Än ger vi inte upp.

Så nu ska jag se om det finns någon annan som kan börja blogga, någon som inte är chef. Någon som hanterar frågor som berör många på arbetsplatsen. Kanske det är lättare att skriva kommentarer till en kollega än till en chef. Eller det är väl ganska troligt att det är så, och kanske alldeles särskilt i dessa kristider.

Intranätet tar tempen på organisationen

Jag har sett det många gånger. Där intranätet inte fungerar så bra där fungerar inte heller organisationen så bra. Då menar jag till exempel att information inte blir uppdaterad i tid, att det byggs ny struktur som inte följer tidigare struktur och så vidare.
När jag undersöker varför det blir så här så finner jag nästan alltid att det är något knorr i organisationen. Samarbetet fungerar inte, det är oklart vem som ska göra vad och vem som har ansvar för informationen. Ofta går det att lösa genom att diskutera och klara ut vem som ansvarar för informationen och vem som publicerar den på uppdrag av vem. För ibland sitter det en stackars människa och får motstridande publiceringsuppdrag från två håll, jo det har hänt.
Ibland är det värre bekymmer i organisationen, då räcker inte min "kuratorverksamhet" till.

Men min poäng är att den som ansvarar för ett intranät har väldigt bra koll på organisationen. Vet var det kärvar någonstans och var samarbetet fungerar bra. En kunskap som är värd att ta tillvara.

Grubblerier kring informationsstruktur

Jag funderar mycket på hur man bäst strukturerar information på ett intranät. Vi har en kombination av ämnesstruktur och organisatorisk struktur. Huvudmenyn är ämnesindelad medan varje avdelning som behöver har en egen avdelningssida som man når via en dropdown i sidhuvudet. Min tanke har varit att information som endast de på en avdelning har nytta av ska ligga på avdelningssidor och sådant som berör fler ska ut i huvudmenyn. För produktionsavdelningarna har det fungerat bra, de har stor nytta av att ha sin informaton samlad på sin sida. Där finns loggböcker och driftinstruktioner och ett skift kan skriva ett meddelande till ett annat. Dagtidsgående skriver instruktioner till nattskiftet och så vidare. Här är det logiskt att vara egotrippad och ha allt samlat. Vi övriga i organisationen hittar lätt dit via snabblänkar om det är något vi vill veta.
Men allt annat... fortfarande får man leta efter regler på respektive avdelnings sida. Jag har försökt vara stenhård på detta och tjatat på webbredaktörerna att tänka på detta och lägga ut information i huvudmenyn istället för att fokusera på sitt, erbjudit min hjälp, skrivit texter. Jag har lyckats sådär... Och nu börjar jag vackla.
Vi håller på med en omorganisation och då kommer naturligtvis frågor om hur vi gör med intranätet. Nya chefer och nya idéer. Och av någon anledning verkar det som om alla (nästan) automatiskt tänker i en organisationsstruktur när vi diskuterar hur vi ska göra. Jag kämpar emot och visar på problemen så fort organsiationen ändrar sig. Och sedan hävdar jag att de flesta söker information utifrån ämne, inte vilken del i företaget som hanterar ämnet. Men där känner jag nästan att jag ljuger, jag möter ju så många som tänker och söker organisatoriskt.
Så nu vet jag inte, är det så fel att ha en organisatorisk struktur på intranätet?

En annan idé som jag också börjat fundera på är om man kan ha intranätet strukturerat efter processer - arbetsflöden. Jag vet bara inte hur det skulle kunna se ut, jag vet ingen som har gjort så. Men vi har ju våra huvudprocesser, vår kärnverksamhet, och sedan en mängd stödprocesser. Man kanske skulle kunna ha huvudprocesserna i huvudmenyn. Jag vet inte, jag får fundera vidare på det.

Nu är intranätet en ledningsfråga

Mitt möte med ledningsgruppen gick bra. Jag hade laddat med argument för att ledningsgruppen skulle vara styrgrupp för intranätet. Men det hade jag inte behövt, de hade redan tänkt i dessa banor och vi hade en bra diskussion om informationsarbete och redaktörsrollen ute på avdelningarna. Så det känns jättebra. Vi kommer att ha möten cirka två gånger per år, oftare vid behov. Vi ska diskutera övergripande frågor om utveckling och informationsbehov. Vi ska inte diskutera tekniska detaljer eller funktioner, det sköter vi i webborganisationen.

Men för er som är intresserade så skriver jag här ner de argument jag har för att ledningsgruppen behöver vara delaktig i utvecklingen av intranät.

• Intranätet har potential att vara (ska vara) ett verksamhetsstöd - då behöver de som styr verksamheten vara delaktiga i styrningen av intranätet
• Det ger större medvetenhet i organisationen om intranätet och dess möjligheter. Detta eftersom medarbetare lyssnar på sina chefer som lyssnar på sina chefer som... Har då intranätet ett uttalat stöd i översta ledningen kommer detta stöd att sprida sig i hela organisationen.
• Genom att under organiserade former (möten) få information om hur webbgruppen tänker sig utvecklingen av nya funktioner kan ju ledningen lättare se nya möjligheter till kommunikation med medarbetarna. Dessutom har de då en möjlighet att påverka utvecklingen.
  
• Jag som intranätansvarig får ett bollplank att diskutera idéer och frågeställningar. Och jag får en bättre insikt i vad som kommer att behövas framöver - jag kan bättre förbereda för ny information och struktur.
  

Det finns säkert fler bra argument, fyll gärna på min lista.

Vårt intranät snart förankrat i ledningsgruppen

Imorgon kommer jag att ha möte med ledningsgruppen för att inleda ett samarbete med dem som styrgrupp för intranätet. Jag känner att jag behöver ha dem som bollplank för idéer och utveckling av intranätet. En starkare koppling till verksamheten på ledningsnivå. Jag hoppas att det kommer att leda till att rollen som webbredaktör ute på avdelningarna ska få högre status. Att intresset och insikten om möjligheter med intranätet ska sprida sig nerför chefslinjerna i organisationen från ledningsgruppen. För det är chefernas värderingar och attityder som avgör kulturen på arbetsplatserna och i dessa tider av nedskärningar och tidsbrist är det dags att ge webbredaktörerna lite mer råg i ryggen.

Ja, tro't eller ej men vårt intranät har aldrig varit formellt förankrat i ledningsgruppen. Jo det är klart att vi har ledningens stöd och vi har webbredaktörer på alla avdelningar. Vi har en organsiation kring intranätet och projekt och tidplaner och allt som hör till. Men vi har aldrig haft någon från företagsledningen som ägt någon fråga, ställt någon fråga, vi har bara fått stöd men inga krav. Kan ju tyckas som en trivsam tillvaro, och det är det också. Men det saknas något, det saknas en starkare koppling till de som planerar verksamheten. Eftersom jag vill att intranätet ska vara ett verksamhetsstöd är det ju logiskt att de som planerar verksamheten även är med och planerar intranätet.

Jag tror det blir bra även om jag inser att jag ser till så att kraven på mig ökar, jag har ju redan krav från personalen i verksamheten och från den övriga intranätorganisationen. Men samtidigt får jag hjälp att se hur intranätet borde utvecklas, hur det bäst kan stödja verksamheten.
Håll tummarna...

Har du erfarenhet av chefsbloggar på intranät?

Jag vill gärna höra andras erfarenheter av interna bloggar. Speciellt sådana där högre chefer bloggar. Vad har fungerat bra och vad har fungerat dåligt. Hur har den som bloggar upplevt det, hinner du med? Är det någon som ångrar sig? Det tar ju en del tid att skriva inlägg och det blir ett nytt arbetsmoment som ska hinnas med. Är det värt det?
Varför startade ni en blogg internt?
Ja, jag vill veta allt...
Skälet till det är som jag skrivit tidigare att vi snart ska införa ett bloggverktyg och har diskuterat de här frågorna. Kommer bloggen att ersätta någon annan del i den interna kommunikationen eller blir den ett komplement? Hur är förväntningarna på kommentarer, behöver de bli besvarade snabbt eller inte alls?
Jag har ingen aning om hur vanligt det är med chefer som bloggar internt. Men jag tror att det kan vara en bra kanal för att bygga förtroende och skapa gemensamma värderingar.

Ny sajt om tillgänglighet och webbutveckling

Hittade just en ny intressant webbplats om webbutveckling. Det är en före detta anställd på Verva (som ju lades ner sista december) som startat den. Här finns massor att läsa om hur du gör tillgänglig webb, länkar till skrivregler och mycket mer. Hela Vägledning till 24-timmarswebben finns här. Jag har inte hunnit läsa den grundligt än men det kommer jag att göra. Mycket bra initiativ!
http://www.eutveckling.se/

Snart bloggar vi

Vi är just på gång med att införa ett bloggverktyg i vårt intranät. Det ska bli spännande att se hur det mottas. Jag vet fler som frågat efter det men jag hoppas att det blir många som använder möjligheten.
Troligtvis blir det så att vi börjar utan moderering men det är inte bestämt ännu. Spam ska vi väl förhoppningsvis slippa internt men pajkastning är några rädda för. Jag tror inte att det blir ett problem. Vi har haft ett slags bloggverktyg i några år, där driftpersonal rapporterar vad som händer i driften. Och jag tror att vi bara har haft ett eller två tillfällen då vi var tvungna att ta bort en kommentar eller ett inlägg.

Så det ska bli spännande!