intranätbloggen

Ansvarig för verksamhetsutveckling ska äga intranätet

2010-11-05T11:05:00.000+01:00

Jamen såklart! Det har vi nog alla vetat men inte förstått (?). Tack Jesper Bylund på e24 Intranätgruppen för en klok slutsats. Inlägget borde alla som jobbar med intranät läsa och fundera över. Om intranätet ska bli den resurs för verksamheten som det har potential att bli så måste intranätet hanteras av de som utvecklar verksamheten och arbetsprocesserna. Inte IT/kommunikation/information/marknad... Så självklart!

Jag citerar slutklämmen på Jespers inlägg
"När IT är ägaren blir signalen att intranätet är något tekniskt hokuspokus, ej avsett för vanliga dödliga. När kommunikationsavdelningen är ägaren blir signalen tyvärr att det mest är den elektroniska personaltidningen med lite trevlig ”nice to know”-info.
Men när intranätet kopplas ihop med ansvaret för intern verksamhetsutveckling och organisationens effektivitet, då jackas intranätet på riktigt ihop med drivandet av organisationen. Då blir intranätet slutligen verksamhetssystemet för effektiv drift av organisationen!"

Läs hela inlägget på e24 Intranätgruppen

Apropå sociala medier

2010-09-08T09:02:00.001+02:00

Läste just ett inlägg i bloggen "Blå penna i dansande sand" om sociala medier. En kul tanke som gjorde mig glad länge. Den går ut på att vi haft sociala medier länge, de bara ändrar form. Radioprogrammet "Ring så spelar vi" är kanske också en del i det vi kallar sociala medier. Det är som facebook ...

Och då kanske många kan sluta tycka att det är något konstigt, något som bara några få håller på med, och vad ska vi med det till? (jag menar internt på företag, facebook är det ju några fler som hänger på ;)).

Det är ju bara olika former att mötas och bygga relationer. Och det har vi ju gjort sen urminnes tider, annars vore vi inte människor.

Och när jag ändå håller på så kan jag inte låta bli att länka till en annan kul grej på axbom.se, det han skriver är så rätt och själva poängen så kul och samtidigt tragisk. För så är det ju, en fantastisk JA!-känsla och flow kan brytas ner totalt av en enda tanke - tänk om de skriver kuken. Och då inser man att det tar ett tag till innan polletten trillar ner.

Sajtkarta - sorteringsrubriker eller alla ord i bokstavsordning?

2010-09-01T14:06:00.000+02:00

Sitter just nu och går igenom vilka våra vanligaste sökord är. Jag har en ambition att dels se över strukturen men framför allt göra en vettig sajtkarta. Jag vet, det ska inte behövas en sajtkarta, har man gjort ett bra jobb med strukturen så behövs det inte. I teorin...

Men i min verklighet är sökfunktionen inte ok och jag råder inte ensam över hela strukturen. Så för att hjälpa "mina" besökare så vill jag göra en sajtkarta.

Men hur ska man sortera sajtkartan? Just nu lutar det åt att jag delar upp den i ämnesområden. Att ha den i bokstavsordning kräver mer av besökaren tror jag, då den som söker måste veta vilket ord jag använder för en viss sak. Annars måste besökaren gå igenom hela listan i värsta fall, jag kanske har använt orden önska semester istället för semesteransökan. Dåligt exempel men du förstår poängen.

Svårigheten med ämnesområden är att ha vettiga rubriker, många är självklara men några lite klurigare. Som den med information om vad som gäller för den egna anställningen, avtal, förmåner, regler. Det vore bra om det fanns något begrepp som allt detta passade under. Eller är det så enkelt att det kan heta just så, anställningsregler och förmåner?
Vad brukar du kalla området som berör anställningen, dvs regler för flextid, semester, föräldraledighet, jämställdhetsplaner, policyer m m?

Egen hemvist på intranätet

2010-07-01T13:39:00.000+02:00

Som om inget hade hänt tänkte jag skriva ett inlägg. Det är bara drygt ett år sedan sist ... Men med det avklarat så skriver jag mitt inlägg nu ;)

Vi har byggt om delar av vårt intranät nu, avdelningssidorna. Och det blev organisatorisk struktur igen. Jag ville ha ämnesindelning på första nivån men ledningen ville ha organisationsstruktur. Det blir trots mina farhågor bra, det har sina fördelar med organisatorisk struktur. Särskilt när man som vi inte har någon möjlighet till personalisering, då intranätet ser likadant ut för alla.
Då är det bra att ha sin egen "hemvist" på intranätet, en sida där länkar till all information jag behöver finns samlade, där arbetsgruppens mötesprotokoll finns, där senaste skyddsronden finns dokumenterad och avdelningens semsterlista finns publicerad. Ett ställe att gå till och börja arbetsdagen med.

För som så många säger "Jag vill inte behöva klicka runt för att hitta det jag behöver". Och det är ju sant, vem vill inte ha allt man behöver på samma sida?

Intranätets syfte - varför har vi ett intranät?

2009-04-09T08:59:00.002+02:00

Jag läste ett intressant inlägg på wpr.se för ett tag sedan. Det handlar om intranätets syfte och hur man kan se på det. Mycket bra och tänkvärt. Ofta blandar vi ihop syften, mål, visioner och strategier i en enda röra och till det lägger vi de verktyg vi har att använda. Ibland verkar det som om tekniken har tagit över syftet. Vi gör det för att vi kan, inte för att vi behöver.

I artikeln jag nämner ovan reder Fredrik Wackå ut begreppen och ger oss en metod att jobba efter. Han har också tittat på vad e24 intranätgruppen skriver i ämnet.

Så på senaste redaktörsmötet tog jag upp frågan om varför vi har ett intranät. Mötesdeltagarna såg först lite undrande på mig. De tänkte säkert tanken "hon har jobbat med detta i flera år och nu kommer hon med frågan om varför vi har ett intranät..." Men sedan hade vi en bra diskussion om vad vårt intranät ska åstadkomma.
Vi lever dock i en traditionell bransch och i mitt tycke ibland saktmodig bransch (pappersbranschen) och det är svårt för många att ta till sig web 2.0 med bloggar, kommentarer, chatt, delaktighet m m. Men vi enades om att ett syfte med vårt intranät var att ge samma information till alla samtidigt. Det vill säga minska ryktesspridning. Och det är ju ett syfte så gott som något. Även om nu "alla samtidigt" är ouppnåeligt eftersom alla inte är här samtidigt.

Hur som helst kan jag rekommendera Wackås inlägg om intranätets syfte och dess byggstenar.
Han delar upp byggandet av ett intranät i fyra byggstenar;

Information
Aktiviteter
Kommunikation
Samarbete

Dessa byggstenar representerar/kräver olika typer av resurser. Information kräver tid att samla in och skriva, aktiviteter kräver programmering = tid och pengar osv.
Det intressanta med att se det på detta sätt med byggstenar är att det blir enklare att se vilka resurser som krävs för att uppnå ditt intranäts syfte. Varje byggsten kräver olika resurser. Resursplanering blir en baggis! Eller? ;)

Om hur det går med våra chefsbloggar

2009-04-01T14:18:00.002+02:00

För ett tag sedan skrev jag om att vi skulle införa ett antal chefsbloggar. Det har vi gjort, det är en platschef (chef över en produktionsenhet) och en personalchef som bloggar. Platschefen har tidigare skrivit månadskommentarer och det vi gjorde nu var i princip att ge möjlighet till alla att kommentera dessa månadskommentarer.
På ett sätt kan man säga att det gått bra, vi har inga problem med kommentarer, behöver inte moderera, för det skrivs inga kommentarer...
Och det är synd, vi hoppades på kommentarer - kommunikation. Men kanske vi har varit dåliga på att sprida budskapet om möjligheten att kommentera. Än ger vi inte upp.

Så nu ska jag se om det finns någon annan som kan börja blogga, någon som inte är chef. Någon som hanterar frågor som berör många på arbetsplatsen. Kanske det är lättare att skriva kommentarer till en kollega än till en chef. Eller det är väl ganska troligt att det är så, och kanske alldeles särskilt i dessa kristider.

Intranätet tar tempen på organisationen

2009-02-23T20:35:00.003+01:00

Jag har sett det många gånger. Där intranätet inte fungerar så bra där fungerar inte heller organisationen så bra. Då menar jag till exempel att information inte blir uppdaterad i tid, att det byggs ny struktur som inte följer tidigare struktur och så vidare.
När jag undersöker varför det blir så här så finner jag nästan alltid att det är något knorr i organisationen. Samarbetet fungerar inte, det är oklart vem som ska göra vad och vem som har ansvar för informationen. Ofta går det att lösa genom att diskutera och klara ut vem som ansvarar för informationen och vem som publicerar den på uppdrag av vem. För ibland sitter det en stackars människa och får motstridande publiceringsuppdrag från två håll, jo det har hänt.
Ibland är det värre bekymmer i organisationen, då räcker inte min "kuratorverksamhet" till.

Men min poäng är att den som ansvarar för ett intranät har väldigt bra koll på organisationen. Vet var det kärvar någonstans och var samarbetet fungerar bra. En kunskap som är värd att ta tillvara.

Grubblerier kring informationsstruktur

2009-02-11T19:39:00.003+01:00

Jag funderar mycket på hur man bäst strukturerar information på ett intranät. Vi har en kombination av ämnesstruktur och organisatorisk struktur. Huvudmenyn är ämnesindelad medan varje avdelning som behöver har en egen avdelningssida som man når via en dropdown i sidhuvudet. Min tanke har varit att information som endast de på en avdelning har nytta av ska ligga på avdelningssidor och sådant som berör fler ska ut i huvudmenyn. För produktionsavdelningarna har det fungerat bra, de har stor nytta av att ha sin informaton samlad på sin sida. Där finns loggböcker och driftinstruktioner och ett skift kan skriva ett meddelande till ett annat. Dagtidsgående skriver instruktioner till nattskiftet och så vidare. Här är det logiskt att vara egotrippad och ha allt samlat. Vi övriga i organisationen hittar lätt dit via snabblänkar om det är något vi vill veta.
Men allt annat... fortfarande får man leta efter regler på respektive avdelnings sida. Jag har försökt vara stenhård på detta och tjatat på webbredaktörerna att tänka på detta och lägga ut information i huvudmenyn istället för att fokusera på sitt, erbjudit min hjälp, skrivit texter. Jag har lyckats sådär... Och nu börjar jag vackla.
Vi håller på med en omorganisation och då kommer naturligtvis frågor om hur vi gör med intranätet. Nya chefer och nya idéer. Och av någon anledning verkar det som om alla (nästan) automatiskt tänker i en organisationsstruktur när vi diskuterar hur vi ska göra. Jag kämpar emot och visar på problemen så fort organsiationen ändrar sig. Och sedan hävdar jag att de flesta söker information utifrån ämne, inte vilken del i företaget som hanterar ämnet. Men där känner jag nästan att jag ljuger, jag möter ju så många som tänker och söker organisatoriskt.
Så nu vet jag inte, är det så fel att ha en organisatorisk struktur på intranätet?

En annan idé som jag också börjat fundera på är om man kan ha intranätet strukturerat efter processer - arbetsflöden. Jag vet bara inte hur det skulle kunna se ut, jag vet ingen som har gjort så. Men vi har ju våra huvudprocesser, vår kärnverksamhet, och sedan en mängd stödprocesser. Man kanske skulle kunna ha huvudprocesserna i huvudmenyn. Jag vet inte, jag får fundera vidare på det.

Nu är intranätet en ledningsfråga

2009-02-04T15:35:00.002+01:00

Mitt möte med ledningsgruppen gick bra. Jag hade laddat med argument för att ledningsgruppen skulle vara styrgrupp för intranätet. Men det hade jag inte behövt, de hade redan tänkt i dessa banor och vi hade en bra diskussion om informationsarbete och redaktörsrollen ute på avdelningarna. Så det känns jättebra. Vi kommer att ha möten cirka två gånger per år, oftare vid behov. Vi ska diskutera övergripande frågor om utveckling och informationsbehov. Vi ska inte diskutera tekniska detaljer eller funktioner, det sköter vi i webborganisationen.

Men för er som är intresserade så skriver jag här ner de argument jag har för att ledningsgruppen behöver vara delaktig i utvecklingen av intranät.

Intranätet har potential att vara (ska vara) ett verksamhetsstöd - då behöver de som styr verksamheten vara delaktiga i styrningen av intranätet
Det ger större medvetenhet i organisationen om intranätet och dess möjligheter. Detta eftersom medarbetare lyssnar på sina chefer som lyssnar på sina chefer som... Har då intranätet ett uttalat stöd i översta ledningen kommer detta stöd att sprida sig i hela organisationen.
Genom att under organiserade former (möten) få information om hur webbgruppen tänker sig utvecklingen av nya funktioner kan ju ledningen lättare se nya möjligheter till kommunikation med medarbetarna. Dessutom har de då en möjlighet att påverka utvecklingen.
Jag som intranätansvarig får ett bollplank att diskutera idéer och frågeställningar. Och jag får en bättre insikt i vad som kommer att behövas framöver - jag kan bättre förbereda för ny information och struktur.

Det finns säkert fler bra argument, fyll gärna på min lista.

Vårt intranät snart förankrat i ledningsgruppen

2009-01-25T16:14:00.004+01:00

Imorgon kommer jag att ha möte med ledningsgruppen för att inleda ett samarbete med dem som styrgrupp för intranätet. Jag känner att jag behöver ha dem som bollplank för idéer och utveckling av intranätet. En starkare koppling till verksamheten på ledningsnivå. Jag hoppas att det kommer att leda till att rollen som webbredaktör ute på avdelningarna ska få högre status. Att intresset och insikten om möjligheter med intranätet ska sprida sig nerför chefslinjerna i organisationen från ledningsgruppen. För det är chefernas värderingar och attityder som avgör kulturen på arbetsplatserna och i dessa tider av nedskärningar och tidsbrist är det dags att ge webbredaktörerna lite mer råg i ryggen.

Ja, tro't eller ej men vårt intranät har aldrig varit formellt förankrat i ledningsgruppen. Jo det är klart att vi har ledningens stöd och vi har webbredaktörer på alla avdelningar. Vi har en organsiation kring intranätet och projekt och tidplaner och allt som hör till. Men vi har aldrig haft någon från företagsledningen som ägt någon fråga, ställt någon fråga, vi har bara fått stöd men inga krav. Kan ju tyckas som en trivsam tillvaro, och det är det också. Men det saknas något, det saknas en starkare koppling till de som planerar verksamheten. Eftersom jag vill att intranätet ska vara ett verksamhetsstöd är det ju logiskt att de som planerar verksamheten även är med och planerar intranätet.

Jag tror det blir bra även om jag inser att jag ser till så att kraven på mig ökar, jag har ju redan krav från personalen i verksamheten och från den övriga intranätorganisationen. Men samtidigt får jag hjälp att se hur intranätet borde utvecklas, hur det bäst kan stödja verksamheten.
Håll tummarna...

Har du erfarenhet av chefsbloggar på intranät?

2009-01-09T10:31:00.002+01:00

Jag vill gärna höra andras erfarenheter av interna bloggar. Speciellt sådana där högre chefer bloggar. Vad har fungerat bra och vad har fungerat dåligt. Hur har den som bloggar upplevt det, hinner du med? Är det någon som ångrar sig? Det tar ju en del tid att skriva inlägg och det blir ett nytt arbetsmoment som ska hinnas med. Är det värt det?
Varför startade ni en blogg internt?
Ja, jag vill veta allt...
Skälet till det är som jag skrivit tidigare att vi snart ska införa ett bloggverktyg och har diskuterat de här frågorna. Kommer bloggen att ersätta någon annan del i den interna kommunikationen eller blir den ett komplement? Hur är förväntningarna på kommentarer, behöver de bli besvarade snabbt eller inte alls?
Jag har ingen aning om hur vanligt det är med chefer som bloggar internt. Men jag tror att det kan vara en bra kanal för att bygga förtroende och skapa gemensamma värderingar.

Ny sajt om tillgänglighet och webbutveckling

2009-01-08T20:39:00.002+01:00

Hittade just en ny intressant webbplats om webbutveckling. Det är en före detta anställd på Verva (som ju lades ner sista december) som startat den. Här finns massor att läsa om hur du gör tillgänglig webb, länkar till skrivregler och mycket mer. Hela Vägledning till 24-timmarswebben finns här. Jag har inte hunnit läsa den grundligt än men det kommer jag att göra. Mycket bra initiativ!
http://www.eutveckling.se/

Snart bloggar vi

2009-01-07T11:33:00.002+01:00

Vi är just på gång med att införa ett bloggverktyg i vårt intranät. Det ska bli spännande att se hur det mottas. Jag vet fler som frågat efter det men jag hoppas att det blir många som använder möjligheten.
Troligtvis blir det så att vi börjar utan moderering men det är inte bestämt ännu. Spam ska vi väl förhoppningsvis slippa internt men pajkastning är några rädda för. Jag tror inte att det blir ett problem. Vi har haft ett slags bloggverktyg i några år, där driftpersonal rapporterar vad som händer i driften. Och jag tror att vi bara har haft ett eller två tillfällen då vi var tvungna att ta bort en kommentar eller ett inlägg.

Så det ska bli spännande!

Ny blogg om intranät

2008-12-12T11:17:00.002+01:00

Fick tips av en bloggranne om den nya bloggen e24 Intranätgruppen.
Den handlar om kommunala intranät men jag tror att vi alla som jobbar med intranät har mycket intressant att läsa där. Vi är inte så olika som vi tror, i grund och botten handlar det om att informera människor och ge dem en plattform för samarbete och kunskapsutbyte.
Ett mycket intressant inlägg är om att skapa ett intranätkoncept, verkligen bra tänkt. Själva har vi den berömda punktlistan - abstrakt och utan tidplaner. Malmö stads intranätkoncept är riktigt bra, konkret och enkelt. Får man kopiera?...
Dessutom verkar de ha kommit riktigt långt i utvecklingen och har snart både bloggar och wikis i sitt intranät. Stämmer inte riktigt med den fördomsfulla bild jag har av kommunal IT och information. Kul!

Vem äger intranätet?

2008-11-04T19:55:00.002+01:00

Jag vill göra en högst ovetenskaplig undersökning av var ansvaret för intranätet ligger i olika företag och organisationer. Hos oss ligger det på IT-avdelningen. Hur är det hos dig?

Intranätstrategi - behövs det?

2008-10-24T13:49:00.002+02:00

Vi har haft ett intranät sedan 1999, utan att någonsin ha haft en strategi för det. En dokumenterad strategi alltså. Vi har väl alla som jobbar med intranätet och framför allt vi som varit ansvariga genom åren haft en idé om vad vi ska ha intranätet till. Vad vi vill åstadkomma. Men aldrig på papper. Det har fungerat bra ändå.
Hade vi haft samma intranät om vi hade skapat en strategi från början? Hade vi kommit längre i utvecklingen?
Nu tror ju jag att vi behöver en strategi, men det är inte livsnödvändigt. Men hur är det egentligen, hur många har dokumenterade intranätstrategier? Jag tror att det är först nu som fler börjar ta fram strategier för intranät. Nu börjar det kännas nödvändigt när intranäten blivit ett viktigt stöd för verksamheten. Vad tror du?

Välj rätt ord om du vill bli läst

2008-09-11T08:20:00.002+02:00

Hos oss pågår det ett projekt med att förändra organisationen, ett ganska stort projekt. Bland personalen har många varit missnöjda med den bristfälliga informationen. En utredning av en extern konsult har påpekat stora brister i informationen. Nu har de som leder projektet försökt att göra något åt det och ska börja skriva veckobrev om vad som händer i projektet. Vad har de då kallat detta veckobrev?
Programkontor
?
vilka associationer får du?
Jag får inga alls nästan, möjligtvis ett fysiskt rum där någon arbetar med något slags programplanering.
Tydligen finns det i de program där personalen hanterar projektet en mall som heter programkontor och som ingår i någon slags större mall som heter kommunikationspaket. Och därav namnet.
Men ingen verkar ha tänkt tanken att använda begrepp som deras läsare är vana vid. Det är ju ändå ganska viktigt om det är tänkt att personalen ska känna sig mer informerad.

Gör egna Tag Clouds

2008-08-14T11:08:00.002+02:00

Jag tycker att Tag Clouds kan vara riktigt snygga. Och nyss hittade jag ett ställe där man enkelt kan göra sitt eget Tag Cloud. Det finns olika sätt göra ett moln, antingen skriver man själv in orden eller så anger man en länk till sin egen blogg eller vad man nu vill göra ett moln av. Eller så kan man göra ett moln av sina bokmärken på del.icio.us.
Enkelt och roligt. Jag gjorde ett som jag kanske använder på mitt visitkort framöver.
adressen är http://wordle.net/

Hur skriver jag könsneutralt?

2008-07-04T11:10:00.004+02:00

Jag håller på att skriva en handbok för våra webbredaktörer, med regler, skrivråd och en övergripande bild av hur strukturen i våra intranät är byggd.
Framför allt i delen med skrivråd hamnar jag i dilemmat hur jag ska formulera mig. I beskrivningen av hur man bäst skriver för att bli läst använder jag ofta ordet besökaren. Men det blir lite tjatigt och ibland vill jag skriva något annat. Jag har skrivit "han" i ett utkast som jag lämnade till några för bedömning, kommentaren blev då att jag även måste skriva "hon". Men att skriva han/hon i en löpande text blir ju inte bra. Och väljer jag att bara skriva han blir den andra hälften sur och tvärtom.

Så hur gör man? Vi börjar ju få ett neutralt ord, hen, men det känns lite ovant än så länge. Är det någon som har något tips?

Ställ krav på applikationers gränssnitt i intranätet

2008-06-12T22:07:00.002+02:00

Jag har just väckt frågan om vi inte borde börja ställa krav på de applikationer som är tillängliga via vårt intranät. Det börjar bli en del och alla ser de olika ut, fungerar olika och har olika tänk för hur de ska användas.
Det borde ju vara ganska självklart egentligen att ställa krav på vissa anpassningar för designen och framför allt för användbarheten. Är det tillgängliga med ett webbgränssnitt via intranätet så borde vi kunna ställa krav på hur de ska fungera och se ut.
Men det gör vi inte, vi niger och bugar och säger ja tack till att vi får ännu en applikation att rättfärdiga intranätet med. Det får vara slut med det nu. :)

Det är dags att börja tänka på de stackars användarna som blir onödigt förvirrade av olika gränssnitt. Och framför allt är det dags att sluta slösa bort deras tid, de har ett ärende att utföra via intranätet, vi måste se till att de kan göra det på ett effektivt och tillfredsställande sätt. Så att de kan gå vidare med andra arbetsuppgifter.
Ofta hörs klagomål i media om hur mycket tid som slösas bort på surfande på internet på arbetstid. Hur mycket tid slösas bort på dåligt utformade gränssnitt i de applikationer som man är tvungen att använda på jobbet?

Inspirerad och frustrerad

2008-05-23T10:51:00.002+02:00

Är just hemkommen från konferensen Intranät 2008 i Stockholm. Väldigt bra, intressant och massor massor av ideer snurrar just nu runt i mitt huvud och försöker landa någonstans. Jag avvaktar ett tag och ser vad som händer... håller banan öppen.

Även en hel del frustration över att allt inte går att genomföra på en gång, nu! Alla goda exempel på hur andra gjort, insikt i vad som går att göra, känslan av att vilja missionera i min egen organisation, och sedan - vardagen med de vanliga uppgifterna, tidsbristen, telefonen, mailen, min backlog på "att göra-listan" som är ett dåligt samvete, när ska jag få tid att ta tag i alla nya tankar och ideer - det är frustrerande. Känslan av att webben springer ifrån mig om jag inte inför den där nya funktionen nu.

Då kommer några slitna fraser - "Tålamod är en dygd", "Rom byggdes inte på en dag", så jag försöker ha det nu, tålamod. Och strukturera mina anteckningar som fyller många sidor...

Det är svårt att nämna någon enskild presentation eller ämne som särskilt bra, alla var intressanta. Det är ganska ovanligt för en tvådagars konferens. Men det som ligger mig varmt om hjärtat nu är statistik som vi ska börja jobba med. Och då är det ju extra kittlande för tanken att fundera i banor som att "desto färre sidvisningar ju bättre intranät" som Fredrik Wackå säger. Och det är ju sant, antal sidvisningar säger ju bara hur många gånger sidan har visats, inte varför. Kanske är det många sidvisningar för att det är svårt att hitta och alla klickar runt för att hitta det de söker. Är det ett bra mått att visa för chefen?

Och för att en sida är visad många gånger, är det säkert att informationen har nått fram till mottagaren och blivit förstådd?
För som ett barn sa en gång efter att ha blivit tillsagd många gånger att inte röra mammas telefon och mamman säger: Jag har ju sagt till dig att inte röra telefonen!
- sagt och sagt, det måste ju vara någon som lyssnar också!

Tack och lov för ämnesstruktur

2008-05-14T13:25:00.002+02:00

För några år sedan övergick vi från organisatorisk struktur till ämnesstruktur på intranätet och det är jag glad för idag. Vi ska göra en genomgripande organisationsförändring i företaget, det kommer att se helt annorlunda ut efter genomförandet. Men på intranätet kan vi lugnt jobba vidare med vår vanliga struktur, vi behöver inte göra om hela startsidan eller flytta information, allt kan fortsätta som planerat. Härligt!
Jo lite kommer vi att få anpassa sidor, vi har ju avdelningarnas egna sidor och där blir de förändringar, några kommer inte att finnas kvar, andra flyttas och blir sektioner och slås ihop med andra. Men det är en underliggande struktur och känns som ett överkomligt arbete.

Så för dig som fortfarande sitter med en organisatorisk struktur kan jag bara ge rådet: Gå över till ämnesstruktur medan tid är, det sparar många gråa hårstrån...

Intranät ersätter inte - det kompletterar

2008-04-10T09:14:00.003+02:00

Oftast är det inga problem att få saker publicerade på intranätet. Ibland kan dock tidsbrist ställa till problem men det brukar lösa sig, tack vare att vi är så många och spridda i organisationen som kan publicera på intranätet. Men ibland är det stopp. Ibland möts jag av argumentet att det behövs inte. Det kan vara att det står i personaltidningen eller att informationen ligger i en fil på en filserver och vederbörande tycker att, - det är väl tillgängligt(!), det räcker.
Då kan jag ibland bli stum av förvåning, för att strax fråga om det inte är viktigt att människor får denna information? Jo det är det ju. Men varför gömma undan den då? undrar jag. Och sedan är vi inne i en diskussion som brukar utmynna i något bra. Diskussioner är oftast bra och jag får se på saker genom andras ögon, det är intressant.
Det som slår mig då är att den här konflikten, om man kan kalla den det, beror på två saker.
1.
Vi har inte riktigt förstått hur stort informationsflöde varje människa träffas av varje dag och inser därför inte att vi som vill förmedla något måste underlätta för människor att ta till sig vår information. Få dem att må bra, känna sig respekterade och vilja ha vår information. Då kan vi inte gömma undan den långt nere i någon struktur eller i kryptiska meddelanden med en lång beskrivning av hur man hittar informationen. Vem orkar bry sig om det? Eller med ett språk som inte talar till dem man vill nå.
På internet har många fattat det här, mycket tack vare att företag tjänar pengar på det. Ju bättre man är på detta desto fler kunder får man. På ett intranät är det svårare att räkna hem pengar på att skriva bra texter. Jag menar att vi visst tjänar pengar på att ha en väl fungerande internkommunikation där intranät är en del. Men hur sätter vi siffror på det, kronor och ören? Det är svårt, vi som jobbar med detta begriper men hur ska vi få andra att förstå?
2.
Jag upplever att några (fler förr, inte så många nu) tycker att ett intranät konkurrerar med personaltidningen, med möten, med samtal och med deras egen kunskap. Hur många har inte kommit med farhågor om att vi inte kommer att träffas i möten utan bara utbyta information på intranät m m. Att vi människor inte kommer att fysiskt träffa varandra i framtiden utan bara kommunicera via facebook, intranät, msn (eller vad de nu kommer att heta då) och sitta framför en dator hela dagarna. Jag undrar varför en del tycker att det är så skrämmande med kommunikation via dator/webb. Och varför de inte inser att det är ett komplement, inte en konkurrent. Det finns inget intranät i världen som kan ersätta en bra personaltidning, ett samtal, de är flera sidor av samma mynt. Jag vet inte vad det beror på, det skulle vara intressant med andras syn på detta. För på något sätt måste vi ändå möta dessa skeptiker.

Intranätkonferens i maj

2008-03-04T10:06:00.003+01:00

Min önskan gick i uppfyllelse, det blir en konferens enbart om intranät. Det är IBCeuroforum som arrangerar den i Stockholm den 21-22 maj och programmet ser intressant ut. Bland annat om hur man strukturerar ett intranät utifrån användarnas arbetssätt, webb 2.0 i intranät, sök och mycket annat. Dessutom en workshop: Innehåll som ger resultat - skriv för intranätet. Som sagt, verkligen bra och kanske det bästa - att träffa andra som håller på med samma sak. Det är ju särskilt eftertraktat av oss som sitter bakom brandväggarna.
http://ibceuroforum.se/konferenser/intranet/

Nytt år - nya ambitioner

2008-01-07T13:03:00.000+01:00

Dags att ta tag i planen för 2008. Det är alltid roligt att börja på något nytt så därför tycker jag att det är bra med dessa avstamp i tiden, nyår, semester, kvartal, halvår. Nyåret är roligast, då känns det som att alla möjligheter ligger framför en, det är bara svårt att välja vad man ska göra. Det finns ju så mycket roligt och potentiellt nyttigt att skapa, bloggar, wikis, forum och annat. Och det är väl det där med nyttan som borde avgöra vad man ska satsa på.
Det ska bli spännande att se vad som kommer att hända med webb och i synnerhet med intranät framöver. På min önskelista står bland annat en konferens som diskuterar enbart intranät och då inte webbtekniker utan mer förvaltning, organisation och hur man motiverar människor att dela med sig av kunskaper. Hur man får chefer att inse värdet av att deras personal ägnar tid åt att publicera material på intranätet ("istället för att producera sådant som vi tjänar pengar på"). Vi får väl se om det dyker upp någon sådan konferens.
Jag läste en artikel av Gerry McGovern om värdet av att skapa bra innehåll, den är tänkvärd. Framför allt slutsatsen att vi inte kan sitta och vänta på att ledningen äntligen ska begripa värdet av intranätet och det innehåll medarbetarna skapar. Vi måste själva ta reda på värdet och påvisa det!
Dags för nya tag år 2008!

Bokstavsordning eller inte?

2007-11-28T11:19:00.000+01:00

I en undersökning jag just gjort bland våra användare har jag funnit att de vill ha mer lika struktur på avdelningarnas sidor. Där har man hittills fått göra som man vill, namnge saker som man vill. Det enda som varit styrt är typsnitt och textstorlek. Och det var svårt nog att införa det för tre år sedan, då var det vilda protester mot att inte få använda valfritt typsnitt... Så det var ett överraskande resultat av min undersökning, men glädjande. Och nu vill de alltså ha mer lika struktur, ordning och reda.
Igår tog jag upp detta på vårt webbredaktörsmöte och vi diskuterade fram och tillbaka om detta. Bestämde att vi startar vårt strukturarbete. Då kom också frågan om hur vi ska sortera saker i menyer, grupperade genvägar med mera. Ska de vara i bokstavsordning eller i ordning av mest frekvent använda?
Idag har vi dem ordnade efter popularitet. Många (de flesta) webbredaktörer ville ha dem i bokstavsordning. Jag vet inte vilket som är bäst. När jag läst om detta så verkar de flesta webbgurus vara emot bokstavsordning men jag vet inte riktigt varför. De mest framtidsspanande tror att användarna själva kommer att tagga sidor och att saker automatiskt flyttar sig efter hur populära de är. Men det verkar vara en avlägsen framtid. Jag tror inte riktigt på det, vi är vanemänniskor och vill hitta saker där de alltid har varit, på gott och ont.
Vad finns det för argument för och emot bokstavsordning och för och emot popularitetsordning, är det någon som vet?

Dags för ny organisation?

2007-11-05T12:39:00.000+01:00

Jag tror det är dags att slå ihop utvecklingsdelen av IT-avdelningarna med informationsavdelningarna! Tänk vilka synergieffekter - funktioner som lagrar information på ett för människor logiskt sätt. Och där människor på ett enkelt sätt, utan fyrtioelva dialogrutor, kan bidra med information till sina medmänniskor. Och kanske felmeddelanden som säger något vettigt för vanliga användare.

Många intranät, bland annat vårt, styrs från IT-avdelningarna, ännu fler styrs av informationsavdelningen och kanske några av personalavdelningen. Alla sätt är bra ( utom de dåliga... :)).
Hos oss har det fungerat ganska bra, det har varit mycket fokus på tekniken och syftet har varit att "få ut informationen". IT-avdelningen har sett till så att server och klienter fungerar, utvecklaren (observera singularis!) har skapat nya funktioner och medarbetarna ute i organisationen har fyllt systemet med information. Alla har varit nöjda och är det fortfarande. Massor av pärmar har städats bort, information som tidigare skrevs på papper skrivs nu i intranätet. Produktionspersonalen har skrivit i loggböcker (bloggat!) sedan 2003 på intranätet.
Alla avdelningar har egna webbredaktörer, med skilda åsikter om hur information bör struktureras och se ut. Och de har fått göra i stort sett som de vill.
När vi flyttade till en koncerngemensam plattform 2005 var alla tvungna att anpassa sig till ett gemensamt utseende och det knorrades en del över att inte få göra som man vill.
När jag nu har gjort en nulägesanalys så kommer det fram att alla vill ha mer gemensam struktur och bättre ordning på avdelningarnas sidor i intranätet. Något har skett, vi har mognat kanske och ser nu intranätet mer som ett verksamhetsstöd än som en samling dokument med information.
Vi kräver mer av intranätet, både av funktioner och struktur (=användbarhet?).

Och min slutsats att IT och Information borde slås ihop kanske grundar sig på att jag känner min begränsning. Jag behöver en informationsarkitekt! Eller bli en själv, har faktiskt funderat på det. Teknik i all ära, det går att göra mycket med teknik, men skapa ordning är kanske inte den främsta fördelen...
Det är så lätt att skaffa sig nya system som ska bringa ordning i kaos, men gör de det? Det blir ju bara ett annat kaos.
Någon som har tips om var man kan lära sig lite om informationsarkitektur?

Ett prisbelönt intranät

2007-10-19T12:47:00.000+02:00

Jag har just kommit hem från Sundsvall 42 med massor av intryck, tankar och idéer om webb och livet. Bland annat fick jag en inblick i Stockholms stads (Stockholms kommun) intranät som har fått priset EPiServer Award 2006 för bästa intranät. Och det verkade riktigt bra. Där kunde man söka semester, läsa stadsdirektörens blogg, prenumerera på sidor med RSS och samverka över förvaltningsgränserna. Informationen var också uppdelad i olika nivåer; stadsövergripande, förvaltningsspecifik, avdelningsspecifik och personaliserad. Detta var samlat på samma sida. Verkligen bra i en spridd organisation. I den personaliserade delen fanns möjlighet att visa hur många olästa mail man har, hur många fakturor som man behöver attestera eftersom de utnyttjade web services för att få information från andra system. Klickade man på länken för olästa mail så öppnades webmailen. Informationen om fakturor kom från deras fakturasystem och klickade man på den länken så kom man direkt till rätt ställe i det systemet för att attestera fakturor.
Jag som tyckt att vårt intranät har kommit ganska långt satt här och suckade när jag insåg att vi har mycket att göra än. Men det är ju å andra sidan kul, att jag inte är färdig med webben än. För vad skulle jag göra då?

Informationsstruktur på intranät

2007-10-10T13:29:00.000+02:00

Att strukturera menyer och innehåll är inte lätt. Och hur ska man gruppera information på bästa sätt? När jag började på mitt nuvarande arbete så var intranätet strukturerat så som vår organisation såg ut. Där man på startsidan kunde klicka på ikoner för respektive avdelning. Väldigt lite gemensam information fanns på startsidan. Ville jag leta efter någon specifik information så var jag tvungen att först fundera ut vilken avdelning som hade hand om ämnet. Vi gjorde om detta och har nu informationen organiserad efter ämnesområde istället. Vi har haft så sedan 2004 men fortfarande har inte alla i organisationen släppt tanken på att hitta information utifrån vilken avdelning som producerar den. Särskilt de som är lite äldre och som har arbetat länge i organisationen. De har ofta mer koll på vem som gör vad än hur webben och framför allt hur en dator fungerar. Fullt förståeligt och något man måste ta hänsyn till.
Så vi har försökt att kombinera dessa världar, vår huvudmeny är ämnesorienterad men vi har också en rullist i sidhuvudet där besökarna kan välja att gå direkt till en avdelnings sida. Den information som finns på avdelningssidorna och som är intressant för fler än de på avdelningen länkar vi ut i huvudmenyn. Det fungerar ganska bra.
Fredrik Wackå skriver lite om detta på sin blogg http://www.wpr.se/2007/10/tre-basala-satt-att-dela-in-ett-intranat/

Hur har andra gjort?

Sökfunktionen - hjälp eller stjälp?

2007-10-02T14:28:00.000+02:00

Tanken med sökfunktion på en webbplats är ju bra, att kunna söka och hitta information. Problemet är bara att förstå hur användarna söker och vilka ord de använder. Det hjälper ju inte att webbplatsen har världens bästa sökfunktion när de som söker använder andra begrepp än de som arbetar med webbplatsen. Och kan man lägga in hela synonymordboken i sökfunktionen så att den kan förstå vad du söker?
Fast å andra sidan så borde man ju känna sina besökare, och man kan kolla på sökstatistiken (om man har någon) och se vad användarna söker efter.
Ibland tror jag dock att många förlitar sig på sökfunktionen med tanke på hur lång tid jag tillbringar på vissa webbplatser när jag letar information (utan att använda sökfunktionen). Borde man inte kunna ordna informationen på ett sådant sätt att det är lättare att navigera sig fram istället?
Just nu är jag mest irriterad på sökfunktioner, särskilt vår egen. Vi har gjort en klassiker, när vi skaffade vårt publiceringssystem så följde det med en sökfunktion. Bra sa vi och trodde allt var lugnt. Men den är helt kass. Och jag har just insett att det krävs mycket jobb för att få den användbar.
Som en liten hint om nivån på vår sökfunktion kan jag nämna att vid avancerad sök så kan man välja att söka på kategori. Det är bara det att det inte finns några vettiga kategorier att välja mellan. Bland annat så finns det kategorin kategorier... Har faktiskt inte provat att välja den, ska göra det.
Ett gammalt inlägg men fortfarande intressant läsning finns på "På kornet" http://kornet.nu/bettersearch.shtml

Intranät som kommunikationskanal

2007-09-27T10:57:00.000+02:00

Hos många företag anses nog intranätet vara en informationskanal. Där publiceras nyheter, policydokument och avdelningars dokument. (Och matsedeln förstås, finns det ett intranät utan en matsedel?) Och det är ju bra, webben är bra på att innehålla information. Men ett intranät kan ju vara så mycket mer.
Webben är en kommunikationskanal och där kan intranätet utvecklas till att generera stor nytta för organisationen. Främst ser jag det som en kommunikationskanal som är oberoende av tid. Vi kan föra en diskussion även fast vi inte är närvarande samtidigt. Den tid vi sitter i möten borde kunna minskas betydligt. På webben hinner jag fundera igenom en fråga, skaffa mer information om jag behöver, innan jag svarar. På ett möte hinner jag inte detta, antingen levererar jag ett svar på en gång eller så måste jag återkomma och vi kunde inte ta beslut på detta möte.
Jag tror att de möten vi ändå måste ha för att träffas, diskutera och fatta beslut skulle bli så mycket effektivare om vi var mer förberedda och hade hört fler synpunkter och funderat igenom dem innan mötet. Några möten skulle säkert bli onödiga eftersom vi löste frågan bara genom att ventilera några synpunkter i en diskussion utan att det tog så mycket tid i anspråk. Det kan ju dessutom ta ganska lång tid innan alla som ska vara med på mötet har en tom ruta i kalendern samtidigt.
Kanske att kvarnarna skulle börja mala lite snabbare?
Ändå känns det som att många har långt kvar till att införa diskussionsforum, bloggar, wikis på sina intranät. Vad beror detta på? Är tekniken skakig? Är ingen intresserad? Har vi inte tid?
Jag tror att en del beror på att vi inte är vana att dela med oss av information och kunskaper. Vi tror att vi blir utbytbara om vi dokumenterar allt vi vet. Att då kan någon annan göra jobbet lika bra. Fast det är precis tvärtom.
Det är ju inte mängden kunskaper som avgör hur duktig en människa är utan hur hon hanterar de kunskaper hon har. Och det går inte att byta ut.
Oj så filosofiskt det blev...

Jag blir gråhårig över dessa blanketter

2007-09-19T16:34:00.000+02:00

Detta ständiga problem med blanketter.
För flera år sedan så bestämde vi att ha våra blanketter i pdf-format. Det efterlevdes sisådär, många blanketter fanns i andra format också. Vi hade dem i en databas.
Men det finns ett problem med pdf-blanketter, de går inte att spara ifyllda för den person som fyller i dem på webben. Och många vill göra det, spara en kopia på den egna datorn. För att kunna spara ifyllda blanketter så behöver man köpa en hur-dyr-som-helst-server från Adobe.
Därför beslutade vi nyligen att ha dem i Office istället, i sina originalformat och lätt åtkomliga för alla. Allt frid och fröjd. Ett tag.
Nu fick vi ett annat problem, man var tvungen att veta om blanketten var skapad i word eller excel för att veta i vilket Officeprogram man skulle leta efter den. Då gjorde jag en länkad lista på intranätet över de vanligaste blanketterna. Naturligtvis gjorde jag ingen undersökning av hur många blanketter vi har och hur många av dem som är "de vanligaste". Ganska snart har jag insett att vi har väldigt många ofta använda blanketter. Listan kommer att bli ohanterbar.
Så nu funderar jag på en databas igen. Tillbaka på ruta 1...

Alla vill ha allt på startsidan

2007-09-17T09:32:00.000+02:00

Webben är personlig sägs det. Och det gäller i synnerhet på ett intranät. Där anses intranätet vara vars och ens egendom. Med alla utmaningar som det medför. Där varje anställd tycker sig ha rätt att bestämma hur intranätet ska se ut och vad det ska innehålla. Och det med all rätt egentligen, det är ju deras arbetsverktyg som ska underlätta deras arbete. Alla avdelningar tycker att just deras information är viktigast och "måste" finnas på startsidan. Men allt får inte plats på startsidan. Hur löser man det här?
Hos oss har vi gjort det enkelt - jag bestämmer. Rätt eller fel? Vet inte, men det fungerar.

RSS för dokument på jobbet

2007-09-13T10:56:00.000+02:00

De flesta förknippar väl RSS med bloggar. Men varför inte använda flödet till dokument på jobbet. Många intranät har en funktion, eller snarare en plats, som visar en lista över de senast uppdaterade dokumenten. Som en nyfiken och engagerad medarbetare går jag dit då och då för att se om det har hänt något som berör mig. Oftast inte. Det blir mer och mer sällan jag går dit.

Jag fick häromdagen en idé från en vän (som jobbar på Ntech): sätt RSS-flöden på dokumenthanteringen, några obligatoriska som alla i företaget måste ha och resten kan varje medarbetare prenumerera på själv. Suveränt, då får jag det jag behöver, varken mer eller mindre.
Så enkelt, så genialt. Nu ska det bara införas också...

Jag saknar intranät på internet

2007-09-13T09:26:00.000+02:00

Jag saknar intranät på internet. Det finns inte många bloggar om intranät, i alla fall har inte jag hittat dem. Så jag får väl göra en själv då. Och hoppas att få kontakt med andra bakom brandväggarna på detta sätt. Jag arbetar i ett företag inom basindustrin, vilket kanske jag talar om senare. Men det är inte viktigt. Det viktiga är att utbyta erfarenheter och få idéer.
Välkommen!