Bokstavsordning eller inte?

I en undersökning jag just gjort bland våra användare har jag funnit att de vill ha mer lika struktur på avdelningarnas sidor. Där har man hittills fått göra som man vill, namnge saker som man vill. Det enda som varit styrt är typsnitt och textstorlek. Och det var svårt nog att införa det för tre år sedan, då var det vilda protester mot att inte få använda valfritt typsnitt... Så det var ett överraskande resultat av min undersökning, men glädjande. Och nu vill de alltså ha mer lika struktur, ordning och reda.
Igår tog jag upp detta på vårt webbredaktörsmöte och vi diskuterade fram och tillbaka om detta. Bestämde att vi startar vårt strukturarbete. Då kom också frågan om hur vi ska sortera saker i menyer, grupperade genvägar med mera. Ska de vara i bokstavsordning eller i ordning av mest frekvent använda?
Idag har vi dem ordnade efter popularitet. Många (de flesta) webbredaktörer ville ha dem i bokstavsordning. Jag vet inte vilket som är bäst. När jag läst om detta så verkar de flesta webbgurus vara emot bokstavsordning men jag vet inte riktigt varför. De mest framtidsspanande tror att användarna själva kommer att tagga sidor och att saker automatiskt flyttar sig efter hur populära de är. Men det verkar vara en avlägsen framtid. Jag tror inte riktigt på det, vi är vanemänniskor och vill hitta saker där de alltid har varit, på gott och ont.
Vad finns det för argument för och emot bokstavsordning och för och emot popularitetsordning, är det någon som vet?

Dags för ny organisation?

Jag tror det är dags att slå ihop utvecklingsdelen av IT-avdelningarna med informationsavdelningarna! Tänk vilka synergieffekter - funktioner som lagrar information på ett för människor logiskt sätt. Och där människor på ett enkelt sätt, utan fyrtioelva dialogrutor, kan bidra med information till sina medmänniskor. Och kanske felmeddelanden som säger något vettigt för vanliga användare.

Många intranät, bland annat vårt, styrs från IT-avdelningarna, ännu fler styrs av informationsavdelningen och kanske några av personalavdelningen. Alla sätt är bra ( utom de dåliga... :)).
Hos oss har det fungerat ganska bra, det har varit mycket fokus på tekniken och syftet har varit att "få ut informationen". IT-avdelningen har sett till så att server och klienter fungerar, utvecklaren (observera singularis!) har skapat nya funktioner och medarbetarna ute i organisationen har fyllt systemet med information. Alla har varit nöjda och är det fortfarande. Massor av pärmar har städats bort, information som tidigare skrevs på papper skrivs nu i intranätet. Produktionspersonalen har skrivit i loggböcker (bloggat!) sedan 2003 på intranätet.
Alla avdelningar har egna webbredaktörer, med skilda åsikter om hur information bör struktureras och se ut. Och de har fått göra i stort sett som de vill.
När vi flyttade till en koncerngemensam plattform 2005 var alla tvungna att anpassa sig till ett gemensamt utseende och det knorrades en del över att inte få göra som man vill.
När jag nu har gjort en nulägesanalys så kommer det fram att alla vill ha mer gemensam struktur och bättre ordning på avdelningarnas sidor i intranätet. Något har skett, vi har mognat kanske och ser nu intranätet mer som ett verksamhetsstöd än som en samling dokument med information.
Vi kräver mer av intranätet, både av funktioner och struktur (=användbarhet?).

Och min slutsats att IT och Information borde slås ihop kanske grundar sig på att jag känner min begränsning. Jag behöver en informationsarkitekt! Eller bli en själv, har faktiskt funderat på det. Teknik i all ära, det går att göra mycket med teknik, men skapa ordning är kanske inte den främsta fördelen...
Det är så lätt att skaffa sig nya system som ska bringa ordning i kaos, men gör de det? Det blir ju bara ett annat kaos.
Någon som har tips om var man kan lära sig lite om informationsarkitektur?

Ett prisbelönt intranät

Jag har just kommit hem från Sundsvall 42 med massor av intryck, tankar och idéer om webb och livet. Bland annat fick jag en inblick i Stockholms stads (Stockholms kommun) intranät som har fått priset EPiServer Award 2006 för bästa intranät. Och det verkade riktigt bra. Där kunde man söka semester, läsa stadsdirektörens blogg, prenumerera på sidor med RSS och samverka över förvaltningsgränserna. Informationen var också uppdelad i olika nivåer; stadsövergripande, förvaltningsspecifik, avdelningsspecifik och personaliserad. Detta var samlat på samma sida. Verkligen bra i en spridd organisation. I den personaliserade delen fanns möjlighet att visa hur många olästa mail man har, hur många fakturor som man behöver attestera eftersom de utnyttjade web services för att få information från andra system. Klickade man på länken för olästa mail så öppnades webmailen. Informationen om fakturor kom från deras fakturasystem och klickade man på den länken så kom man direkt till rätt ställe i det systemet för att attestera fakturor.
Jag som tyckt att vårt intranät har kommit ganska långt satt här och suckade när jag insåg att vi har mycket att göra än. Men det är ju å andra sidan kul, att jag inte är färdig med webben än. För vad skulle jag göra då?

Informationsstruktur på intranät

Att strukturera menyer och innehåll är inte lätt. Och hur ska man gruppera information på bästa sätt? När jag började på mitt nuvarande arbete så var intranätet strukturerat så som vår organisation såg ut. Där man på startsidan kunde klicka på ikoner för respektive avdelning. Väldigt lite gemensam information fanns på startsidan. Ville jag leta efter någon specifik information så var jag tvungen att först fundera ut vilken avdelning som hade hand om ämnet. Vi gjorde om detta och har nu informationen organiserad efter ämnesområde istället. Vi har haft så sedan 2004 men fortfarande har inte alla i organisationen släppt tanken på att hitta information utifrån vilken avdelning som producerar den. Särskilt de som är lite äldre och som har arbetat länge i organisationen. De har ofta mer koll på vem som gör vad än hur webben och framför allt hur en dator fungerar. Fullt förståeligt och något man måste ta hänsyn till.
Så vi har försökt att kombinera dessa världar, vår huvudmeny är ämnesorienterad men vi har också en rullist i sidhuvudet där besökarna kan välja att gå direkt till en avdelnings sida. Den information som finns på avdelningssidorna och som är intressant för fler än de på avdelningen länkar vi ut i huvudmenyn. Det fungerar ganska bra.
Fredrik Wackå skriver lite om detta på sin blogg http://www.wpr.se/2007/10/tre-basala-satt-att-dela-in-ett-intranat/

Hur har andra gjort?

Sökfunktionen - hjälp eller stjälp?

Tanken med sökfunktion på en webbplats är ju bra, att kunna söka och hitta information. Problemet är bara att förstå hur användarna söker och vilka ord de använder. Det hjälper ju inte att webbplatsen har världens bästa sökfunktion när de som söker använder andra begrepp än de som arbetar med webbplatsen. Och kan man lägga in hela synonymordboken i sökfunktionen så att den kan förstå vad du söker?
Fast å andra sidan så borde man ju känna sina besökare, och man kan kolla på sökstatistiken (om man har någon) och se vad användarna söker efter.
Ibland tror jag dock att många förlitar sig på sökfunktionen med tanke på hur lång tid jag tillbringar på vissa webbplatser när jag letar information (utan att använda sökfunktionen). Borde man inte kunna ordna informationen på ett sådant sätt att det är lättare att navigera sig fram istället?
Just nu är jag mest irriterad på sökfunktioner, särskilt vår egen. Vi har gjort en klassiker, när vi skaffade vårt publiceringssystem så följde det med en sökfunktion. Bra sa vi och trodde allt var lugnt. Men den är helt kass. Och jag har just insett att det krävs mycket jobb för att få den användbar.
Som en liten hint om nivån på vår sökfunktion kan jag nämna att vid avancerad sök så kan man välja att söka på kategori. Det är bara det att det inte finns några vettiga kategorier att välja mellan. Bland annat så finns det kategorin kategorier... Har faktiskt inte provat att välja den, ska göra det.
Ett gammalt inlägg men fortfarande intressant läsning finns på "På kornet" http://kornet.nu/bettersearch.shtml

Intranät som kommunikationskanal

Hos många företag anses nog intranätet vara en informationskanal. Där publiceras nyheter, policydokument och avdelningars dokument. (Och matsedeln förstås, finns det ett intranät utan en matsedel?) Och det är ju bra, webben är bra på att innehålla information. Men ett intranät kan ju vara så mycket mer.
Webben är en kommunikationskanal och där kan intranätet utvecklas till att generera stor nytta för organisationen. Främst ser jag det som en kommunikationskanal som är oberoende av tid. Vi kan föra en diskussion även fast vi inte är närvarande samtidigt. Den tid vi sitter i möten borde kunna minskas betydligt. På webben hinner jag fundera igenom en fråga, skaffa mer information om jag behöver, innan jag svarar. På ett möte hinner jag inte detta, antingen levererar jag ett svar på en gång eller så måste jag återkomma och vi kunde inte ta beslut på detta möte.
Jag tror att de möten vi ändå måste ha för att träffas, diskutera och fatta beslut skulle bli så mycket effektivare om vi var mer förberedda och hade hört fler synpunkter och funderat igenom dem innan mötet. Några möten skulle säkert bli onödiga eftersom vi löste frågan bara genom att ventilera några synpunkter i en diskussion utan att det tog så mycket tid i anspråk. Det kan ju dessutom ta ganska lång tid innan alla som ska vara med på mötet har en tom ruta i kalendern samtidigt.
Kanske att kvarnarna skulle börja mala lite snabbare?
Ändå känns det som att många har långt kvar till att införa diskussionsforum, bloggar, wikis på sina intranät. Vad beror detta på? Är tekniken skakig? Är ingen intresserad? Har vi inte tid?
Jag tror att en del beror på att vi inte är vana att dela med oss av information och kunskaper. Vi tror att vi blir utbytbara om vi dokumenterar allt vi vet. Att då kan någon annan göra jobbet lika bra. Fast det är precis tvärtom.
Det är ju inte mängden kunskaper som avgör hur duktig en människa är utan hur hon hanterar de kunskaper hon har. Och det går inte att byta ut.
Oj så filosofiskt det blev...

Jag blir gråhårig över dessa blanketter

Detta ständiga problem med blanketter.
För flera år sedan så bestämde vi att ha våra blanketter i pdf-format. Det efterlevdes sisådär, många blanketter fanns i andra format också. Vi hade dem i en databas.
Men det finns ett problem med pdf-blanketter, de går inte att spara ifyllda för den person som fyller i dem på webben. Och många vill göra det, spara en kopia på den egna datorn. För att kunna spara ifyllda blanketter så behöver man köpa en hur-dyr-som-helst-server från Adobe.
Därför beslutade vi nyligen att ha dem i Office istället, i sina originalformat och lätt åtkomliga för alla. Allt frid och fröjd. Ett tag.
Nu fick vi ett annat problem, man var tvungen att veta om blanketten var skapad i word eller excel för att veta i vilket Officeprogram man skulle leta efter den. Då gjorde jag en länkad lista på intranätet över de vanligaste blanketterna. Naturligtvis gjorde jag ingen undersökning av hur många blanketter vi har och hur många av dem som är "de vanligaste". Ganska snart har jag insett att vi har väldigt många ofta använda blanketter. Listan kommer att bli ohanterbar.
Så nu funderar jag på en databas igen. Tillbaka på ruta 1...

Alla vill ha allt på startsidan

Webben är personlig sägs det. Och det gäller i synnerhet på ett intranät. Där anses intranätet vara vars och ens egendom. Med alla utmaningar som det medför. Där varje anställd tycker sig ha rätt att bestämma hur intranätet ska se ut och vad det ska innehålla. Och det med all rätt egentligen, det är ju deras arbetsverktyg som ska underlätta deras arbete. Alla avdelningar tycker att just deras information är viktigast och "måste" finnas på startsidan. Men allt får inte plats på startsidan. Hur löser man det här?
Hos oss har vi gjort det enkelt - jag bestämmer. Rätt eller fel? Vet inte, men det fungerar.

RSS för dokument på jobbet

De flesta förknippar väl RSS med bloggar. Men varför inte använda flödet till dokument på jobbet. Många intranät har en funktion, eller snarare en plats, som visar en lista över de senast uppdaterade dokumenten. Som en nyfiken och engagerad medarbetare går jag dit då och då för att se om det har hänt något som berör mig. Oftast inte. Det blir mer och mer sällan jag går dit.

Jag fick häromdagen en idé från en vän (som jobbar på Ntech): sätt RSS-flöden på dokumenthanteringen, några obligatoriska som alla i företaget måste ha och resten kan varje medarbetare prenumerera på själv. Suveränt, då får jag det jag behöver, varken mer eller mindre.
Så enkelt, så genialt. Nu ska det bara införas också...

Jag saknar intranät på internet

Jag saknar intranät på internet. Det finns inte många bloggar om intranät, i alla fall har inte jag hittat dem. Så jag får väl göra en själv då. Och hoppas att få kontakt med andra bakom brandväggarna på detta sätt. Jag arbetar i ett företag inom basindustrin, vilket kanske jag talar om senare. Men det är inte viktigt. Det viktiga är att utbyta erfarenheter och få idéer.
Välkommen!