Intranätet tar tempen på organisationen

Jag har sett det många gånger. Där intranätet inte fungerar så bra där fungerar inte heller organisationen så bra. Då menar jag till exempel att information inte blir uppdaterad i tid, att det byggs ny struktur som inte följer tidigare struktur och så vidare.
När jag undersöker varför det blir så här så finner jag nästan alltid att det är något knorr i organisationen. Samarbetet fungerar inte, det är oklart vem som ska göra vad och vem som har ansvar för informationen. Ofta går det att lösa genom att diskutera och klara ut vem som ansvarar för informationen och vem som publicerar den på uppdrag av vem. För ibland sitter det en stackars människa och får motstridande publiceringsuppdrag från två håll, jo det har hänt.
Ibland är det värre bekymmer i organisationen, då räcker inte min "kuratorverksamhet" till.

Men min poäng är att den som ansvarar för ett intranät har väldigt bra koll på organisationen. Vet var det kärvar någonstans och var samarbetet fungerar bra. En kunskap som är värd att ta tillvara.

Grubblerier kring informationsstruktur

Jag funderar mycket på hur man bäst strukturerar information på ett intranät. Vi har en kombination av ämnesstruktur och organisatorisk struktur. Huvudmenyn är ämnesindelad medan varje avdelning som behöver har en egen avdelningssida som man når via en dropdown i sidhuvudet. Min tanke har varit att information som endast de på en avdelning har nytta av ska ligga på avdelningssidor och sådant som berör fler ska ut i huvudmenyn. För produktionsavdelningarna har det fungerat bra, de har stor nytta av att ha sin informaton samlad på sin sida. Där finns loggböcker och driftinstruktioner och ett skift kan skriva ett meddelande till ett annat. Dagtidsgående skriver instruktioner till nattskiftet och så vidare. Här är det logiskt att vara egotrippad och ha allt samlat. Vi övriga i organisationen hittar lätt dit via snabblänkar om det är något vi vill veta.
Men allt annat... fortfarande får man leta efter regler på respektive avdelnings sida. Jag har försökt vara stenhård på detta och tjatat på webbredaktörerna att tänka på detta och lägga ut information i huvudmenyn istället för att fokusera på sitt, erbjudit min hjälp, skrivit texter. Jag har lyckats sådär... Och nu börjar jag vackla.
Vi håller på med en omorganisation och då kommer naturligtvis frågor om hur vi gör med intranätet. Nya chefer och nya idéer. Och av någon anledning verkar det som om alla (nästan) automatiskt tänker i en organisationsstruktur när vi diskuterar hur vi ska göra. Jag kämpar emot och visar på problemen så fort organsiationen ändrar sig. Och sedan hävdar jag att de flesta söker information utifrån ämne, inte vilken del i företaget som hanterar ämnet. Men där känner jag nästan att jag ljuger, jag möter ju så många som tänker och söker organisatoriskt.
Så nu vet jag inte, är det så fel att ha en organisatorisk struktur på intranätet?

En annan idé som jag också börjat fundera på är om man kan ha intranätet strukturerat efter processer - arbetsflöden. Jag vet bara inte hur det skulle kunna se ut, jag vet ingen som har gjort så. Men vi har ju våra huvudprocesser, vår kärnverksamhet, och sedan en mängd stödprocesser. Man kanske skulle kunna ha huvudprocesserna i huvudmenyn. Jag vet inte, jag får fundera vidare på det.

Nu är intranätet en ledningsfråga

Mitt möte med ledningsgruppen gick bra. Jag hade laddat med argument för att ledningsgruppen skulle vara styrgrupp för intranätet. Men det hade jag inte behövt, de hade redan tänkt i dessa banor och vi hade en bra diskussion om informationsarbete och redaktörsrollen ute på avdelningarna. Så det känns jättebra. Vi kommer att ha möten cirka två gånger per år, oftare vid behov. Vi ska diskutera övergripande frågor om utveckling och informationsbehov. Vi ska inte diskutera tekniska detaljer eller funktioner, det sköter vi i webborganisationen.

Men för er som är intresserade så skriver jag här ner de argument jag har för att ledningsgruppen behöver vara delaktig i utvecklingen av intranät.

• Intranätet har potential att vara (ska vara) ett verksamhetsstöd - då behöver de som styr verksamheten vara delaktiga i styrningen av intranätet
• Det ger större medvetenhet i organisationen om intranätet och dess möjligheter. Detta eftersom medarbetare lyssnar på sina chefer som lyssnar på sina chefer som... Har då intranätet ett uttalat stöd i översta ledningen kommer detta stöd att sprida sig i hela organisationen.
• Genom att under organiserade former (möten) få information om hur webbgruppen tänker sig utvecklingen av nya funktioner kan ju ledningen lättare se nya möjligheter till kommunikation med medarbetarna. Dessutom har de då en möjlighet att påverka utvecklingen.
  
• Jag som intranätansvarig får ett bollplank att diskutera idéer och frågeställningar. Och jag får en bättre insikt i vad som kommer att behövas framöver - jag kan bättre förbereda för ny information och struktur.
  

Det finns säkert fler bra argument, fyll gärna på min lista.