Ett prisbelönt intranät

Jag har just kommit hem från Sundsvall 42 med massor av intryck, tankar och idéer om webb och livet. Bland annat fick jag en inblick i Stockholms stads (Stockholms kommun) intranät som har fått priset EPiServer Award 2006 för bästa intranät. Och det verkade riktigt bra. Där kunde man söka semester, läsa stadsdirektörens blogg, prenumerera på sidor med RSS och samverka över förvaltningsgränserna. Informationen var också uppdelad i olika nivåer; stadsövergripande, förvaltningsspecifik, avdelningsspecifik och personaliserad. Detta var samlat på samma sida. Verkligen bra i en spridd organisation. I den personaliserade delen fanns möjlighet att visa hur många olästa mail man har, hur många fakturor som man behöver attestera eftersom de utnyttjade web services för att få information från andra system. Klickade man på länken för olästa mail så öppnades webmailen. Informationen om fakturor kom från deras fakturasystem och klickade man på den länken så kom man direkt till rätt ställe i det systemet för att attestera fakturor.
Jag som tyckt att vårt intranät har kommit ganska långt satt här och suckade när jag insåg att vi har mycket att göra än. Men det är ju å andra sidan kul, att jag inte är färdig med webben än. För vad skulle jag göra då?

Informationsstruktur på intranät

Att strukturera menyer och innehåll är inte lätt. Och hur ska man gruppera information på bästa sätt? När jag började på mitt nuvarande arbete så var intranätet strukturerat så som vår organisation såg ut. Där man på startsidan kunde klicka på ikoner för respektive avdelning. Väldigt lite gemensam information fanns på startsidan. Ville jag leta efter någon specifik information så var jag tvungen att först fundera ut vilken avdelning som hade hand om ämnet. Vi gjorde om detta och har nu informationen organiserad efter ämnesområde istället. Vi har haft så sedan 2004 men fortfarande har inte alla i organisationen släppt tanken på att hitta information utifrån vilken avdelning som producerar den. Särskilt de som är lite äldre och som har arbetat länge i organisationen. De har ofta mer koll på vem som gör vad än hur webben och framför allt hur en dator fungerar. Fullt förståeligt och något man måste ta hänsyn till.
Så vi har försökt att kombinera dessa världar, vår huvudmeny är ämnesorienterad men vi har också en rullist i sidhuvudet där besökarna kan välja att gå direkt till en avdelnings sida. Den information som finns på avdelningssidorna och som är intressant för fler än de på avdelningen länkar vi ut i huvudmenyn. Det fungerar ganska bra.
Fredrik Wackå skriver lite om detta på sin blogg http://www.wpr.se/2007/10/tre-basala-satt-att-dela-in-ett-intranat/

Hur har andra gjort?

Sökfunktionen - hjälp eller stjälp?

Tanken med sökfunktion på en webbplats är ju bra, att kunna söka och hitta information. Problemet är bara att förstå hur användarna söker och vilka ord de använder. Det hjälper ju inte att webbplatsen har världens bästa sökfunktion när de som söker använder andra begrepp än de som arbetar med webbplatsen. Och kan man lägga in hela synonymordboken i sökfunktionen så att den kan förstå vad du söker?
Fast å andra sidan så borde man ju känna sina besökare, och man kan kolla på sökstatistiken (om man har någon) och se vad användarna söker efter.
Ibland tror jag dock att många förlitar sig på sökfunktionen med tanke på hur lång tid jag tillbringar på vissa webbplatser när jag letar information (utan att använda sökfunktionen). Borde man inte kunna ordna informationen på ett sådant sätt att det är lättare att navigera sig fram istället?
Just nu är jag mest irriterad på sökfunktioner, särskilt vår egen. Vi har gjort en klassiker, när vi skaffade vårt publiceringssystem så följde det med en sökfunktion. Bra sa vi och trodde allt var lugnt. Men den är helt kass. Och jag har just insett att det krävs mycket jobb för att få den användbar.
Som en liten hint om nivån på vår sökfunktion kan jag nämna att vid avancerad sök så kan man välja att söka på kategori. Det är bara det att det inte finns några vettiga kategorier att välja mellan. Bland annat så finns det kategorin kategorier... Har faktiskt inte provat att välja den, ska göra det.
Ett gammalt inlägg men fortfarande intressant läsning finns på "På kornet" http://kornet.nu/bettersearch.shtml