Jag funderar mycket på hur man bäst strukturerar information på ett intranät. Vi har en kombination av ämnesstruktur och organisatorisk struktur. Huvudmenyn är ämnesindelad medan varje avdelning som behöver har en egen avdelningssida som man når via en dropdown i sidhuvudet. Min tanke har varit att information som endast de på en avdelning har nytta av ska ligga på avdelningssidor och sådant som berör fler ska ut i huvudmenyn. För produktionsavdelningarna har det fungerat bra, de har stor nytta av att ha sin informaton samlad på sin sida. Där finns loggböcker och driftinstruktioner och ett skift kan skriva ett meddelande till ett annat. Dagtidsgående skriver instruktioner till nattskiftet och så vidare. Här är det logiskt att vara egotrippad och ha allt samlat. Vi övriga i organisationen hittar lätt dit via snabblänkar om det är något vi vill veta.
Men allt annat... fortfarande får man leta efter regler på respektive avdelnings sida. Jag har försökt vara stenhård på detta och tjatat på webbredaktörerna att tänka på detta och lägga ut information i huvudmenyn istället för att fokusera på sitt, erbjudit min hjälp, skrivit texter. Jag har lyckats sådär... Och nu börjar jag vackla.
Vi håller på med en omorganisation och då kommer naturligtvis frågor om hur vi gör med intranätet. Nya chefer och nya idéer. Och av någon anledning verkar det som om alla (nästan) automatiskt tänker i en organisationsstruktur när vi diskuterar hur vi ska göra. Jag kämpar emot och visar på problemen så fort organsiationen ändrar sig. Och sedan hävdar jag att de flesta söker information utifrån ämne, inte vilken del i företaget som hanterar ämnet. Men där känner jag nästan att jag ljuger, jag möter ju så många som tänker och söker organisatoriskt.
Så nu vet jag inte, är det så fel att ha en organisatorisk struktur på intranätet?
En annan idé som jag också börjat fundera på är om man kan ha intranätet strukturerat efter processer - arbetsflöden. Jag vet bara inte hur det skulle kunna se ut, jag vet ingen som har gjort så. Men vi har ju våra huvudprocesser, vår kärnverksamhet, och sedan en mängd stödprocesser. Man kanske skulle kunna ha huvudprocesserna i huvudmenyn. Jag vet inte, jag får fundera vidare på det.
Inlägg
-
2 kommentarer:
Vi genomför just nu en förstudie för en kommun som för ett år sedan lämnade sitt gamla intranät, som var strukturerat utifrån organisation, och numera är ämnesindelat.
Jag var i veckan hos kunden och genomförde intervjuer och en gruppdiskussion. Användarna var övervägande positiva till det nya även om det fanns ett fåtal som tyckte det var lättare att hitta i det gamla.
Deras intranät är även personaliserat så att de alltid kan se den egna enhetens/avdelningens information och de hade möjlighet att prenumera på flöden från andra enheter om de så önskade det.
Flera av redaktörerna hade dock svårt med att veta var informationen skulle placeras då detta var ett nytt tankesätt för dem. Det tror jag att man kan lösa genom information/utbildning.
I ert fall med driftinformationen går det kanske lösa med en drift-blogg/wiki som är knutet till den gruppen användare.
Klart och tydligt i denna kunds fall så skulle det, för att förankra detta ännu bättre bland personalen, att ledningen tydligt skulle ha pekat ut riktningen och varför detta genomförs.
en tanke är att webben kan vara strukturell mall även för intranätet. På så sätt skulle man få en tydlig kopling mellan processerna mot kund/brukare/medborgare och de interna processerna.
Hur som haver driver webben en organisationsutveckling, även om den inte blivit helt tydlig i kanten ännu. Men den kommer. var så säker. Vi kan inte presentera information och ffa tjänster i processer som driver genom flera delar av dagens revirhävdande linjeorganisationer, utan att låta dem gå i graven för en mer processinriktad organisationsstruktur.
Kommuner tex, kommer att delas in i grupperingar (bygga bo, äldregfrågor, utbildning ioch förskola etc) allteftersom tjänsterna kommer på plats. Att då tänka något annat än att man ska låta intranätet fäölja någon annan struktur gissar jag blir svårt. Men det kommer att ta tid.
Skicka en kommentar