Detta ständiga problem med blanketter.
För flera år sedan så bestämde vi att ha våra blanketter i pdf-format. Det efterlevdes sisådär, många blanketter fanns i andra format också. Vi hade dem i en databas.
Men det finns ett problem med pdf-blanketter, de går inte att spara ifyllda för den person som fyller i dem på webben. Och många vill göra det, spara en kopia på den egna datorn. För att kunna spara ifyllda blanketter så behöver man köpa en hur-dyr-som-helst-server från Adobe.
Därför beslutade vi nyligen att ha dem i Office istället, i sina originalformat och lätt åtkomliga för alla. Allt frid och fröjd. Ett tag.
Nu fick vi ett annat problem, man var tvungen att veta om blanketten var skapad i word eller excel för att veta i vilket Officeprogram man skulle leta efter den. Då gjorde jag en länkad lista på intranätet över de vanligaste blanketterna. Naturligtvis gjorde jag ingen undersökning av hur många blanketter vi har och hur många av dem som är "de vanligaste". Ganska snart har jag insett att vi har väldigt många ofta använda blanketter. Listan kommer att bli ohanterbar.
Så nu funderar jag på en databas igen. Tillbaka på ruta 1...
Inlägg
-
4 kommentarer:
Det är två saker jag försöker hålla borta från intranätet i form av ansvarsområde; blanketter och dokumenthanteringsystem.
Överföra blanketter på ett bra sätt är riktigt, riktigt krångligt. Och just aktiviteten att digitalisera en blankett är inte ens det mål man bör ha.
Blanketten i fysisk eller elektronisk form har inget egenvärde - det är bara ett sätt att packa information som organisationen behöver.
Målet är istället att göra det enkelt för anställda att utföra aktiviteter; man vill ansöka om något, beställa något, lämna uppgifter om utlägg osv - alltså ett ärende som mycket ofta ska skickas in i ett verksamhetssystem.
Oftast är det mycket smidigare för användaren att gå igenom ett tydligt flöde i några steg (skärmbilder) i stället för att all info ska lämnas på en simulerad A4, som inte passar in på skärmen.
Problemet att detta, om det ska göras bra, bl a kräver
-- autenticering
-- metakatalog
-- elektronisk signering
-- workflow med möjlighet att bygga olika attestvägar, inte bara för vem du är utan också för vilken roll du i det ögonblicket har (kan variera under arbetsdagen)
-- Integrering av olika subsystem med hjälp av portalmotor och standardiserade former för datautbyte.
Inte många organisationer som har detta på plats...
Utmärkta Step Two Designs har två bra artiklar om blanketter:
Automating three types of forms
http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_threeforms/index.html
Step-by-step: implementing online forms
http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_onlineforms/index.html
Tack Jesper för länktipsen. Har läst Step Two Designs tidigare men av någon underlig anledning glömt bort dem. Tack för att du påminde mig, de är verkligen bra.
Skicka en kommentar